Výpůjční řád

Řád vypůjčování, reprodukování a vystavování archiválií mimo archiv

I. Úvodní ustanovení

1.         Originály archiválií z fondů a sbírek Archivu města Brna mohou být vypůjčeny mimo archiv pro účely výstavní, studijní, nebo k provedení jejich reprodukce pouze ve zcela výjimečných závažných případech, kdy je nelze rovnocenně nahradit věrnými kopiemi, ani reprodukovat technickými prostředky Archivu v požadované kvalitě.

1. Pro vypůjčování a veřejné vystavování originálů archiválií z fondů a sbírek Archivu města Brna v těchto výjimečných případech se stanovují následující zásady, jejichž dodržení je bezpodmínečně závazné pro všechny žadatele o výpůjčku, pro osoby, jež jakkoli přijdou do přímého styku s vypůjčenými archiváliemi, pro vystavovatele, pořadatele výstav a osoby i organizace, které zajišťují instalaci, technickou obsluhu a ostrahu expozic (dále jen „vypůjčitel“).
2. Vypůjčitel se podpisem smlouvy o výpůjčce archiválií zavazuje dodržovat tento řád. Písemný závazek k dodržení těchto zásad je nezbytným předpokladem pro vypůjčení archiválií a pro udělení souhlasu k jejich vystavení nebo reprodukování mimo archiv.

II. Podmínky pro vypůjčování archiválií

1. Originály archiválií se vypůjčují pro výstavní, studijní a další účely pouze vlastníkovi, případně původci archiválií, a státnímu orgánu, kulturně vědecké instituci pro jí pořádané výstavy nebo jiné veřejné prezentace, orgánu územní samosprávy a osobám, které jsou podle zvláštního právního předpisu oprávněny nahlížet do dokumentů, pokud to účel nahlédnutí z důvodu výkonu úřední funkce vyžaduje, a to na základě posouzení 

a)                 účelu, vědecké či kulturní závažnosti a délky trvání akce, pro niž je výpůjčka žádána, 

b)                 záruk, které žadatel skýtá s ohledem na odborné zacházení s dokumenty a jejich ochranu před poškozením nebo odcizením,

c)                  fyzického stavu požadovaných archiválií, tj. se souhlasem restaurátorské a konzervátorské dílny Archivu města Brna.

Posouzení provádí ředitel archivu. Na zapůjčení originálů archiválií není právní nárok.

2. O vypůjčení originálů archiválií a jeho podmínkách rozhoduje podle čl. 6 Badatelského řádu výhradně ředitel archivu.

3. Žádost o výpůjčku archiválií zašle žadatel řediteli archivu nejpozději 6 měsíců před požadovaným termínem předání archiválie. Nedodržení této lhůty může znamenat, že požadované archiválie nebudou zapůjčeny.

4 Výpůjčka se uskutečňuje vždy na základě Smlouvy o výpůjčce archiválií, jejíž nedílnou součástí je: Seznam půjčených archiválií s pojistnými částkami, Protokol o stavu půjčovaných archiválií, Řád vypůjčování, reprodukování a vystavování archiválií mimo archiv a Protokol o předání a převzetí archiválií. Tento protokol je stvrzen podpisem a razítkem statutárního zástupce vypůjčitele i půjčitele a vyhotovuje se ve dvou stejnopisech, po jednom pro vypůjčitele a půjčitele. Protokol o předání a převzetí archiválií musí obsahovat:

• přesnou identifikaci vypůjčitele a půjčitele 
• písemnou plnou moc zástupce vypůjčitele k převzetí (vrácení) vypůjčených archiválií
• přesnou identifikaci účelu využití vypůjčených archiválií
• datum počátku a konce výpůjčky a datum převzetí a vrácení výpůjčky
• seznam vypůjčovaných archiválií, uvádějící název a signaturu každé jednotlivé archiválie a další údaje, nezbytné pro její bezpečnou identifikaci
• záznam o stavu archiválie při vrácení

Výpůjčka se na základě protokolu o předání a převzetí archiválií zaznamenává do Knihy výpůjček archiválií.

1. Archiválie určené k výpůjčce musí být archivně zpracovány, evidovány a zpřístupněny příslušnými pomůckami. Musí být jednotlivě označeny identifikačním názvem Archivu města Brna, názvem fondu (sbírky) a očíslovány po listech, stránkách, kusech. Pokud není vyznačení fondu a číslování (foliace, paginace) provedeno trvalým způsobem, doplní se pro účel výpůjčky grafitovou tužkou na nenápadném místě (rubu) dokumentu. Dokumenty z fondů dosud archivně nezpracovaných se mimo archiv zásadně nepůjčují.
2. Archiv města Brna jako půjčitel má právo požadovat pojištění vypůjčených archiválií ještě před jejich převzetím vypůjčitelem a určit pro tento účel pojistnou hodnotu těchto archiválií. Při stanovování pojistné částky se přihlíží k historické a umělecko-řemeslné hodnotě archiválie a k nákladům na restaurování v případě jejího poškození. Tato částka je uvedena v příloze ke Smlouvě o výpůjčce archiválií s názvem: Seznam půjčených archiválií s pojistnými částkami. Písemný doklad o uzavření pojištění musí být zaslán Archivu města Brna před zapůjčením archiválie.
3. Vypůjčitel plně odpovídá za škodu vzniklou na vypůjčených archiváliích od okamžiku jejich převzetí do okamžiku jejich vrácení půjčiteli. Je povinen se v tomto ohledu řídit požadavky a doporučeními půjčitele.
4. Vypůjčitel je povinen vrátit vypůjčené archiválie v dohodnuté lhůtě do Archivu města Brna na adresu: Přední 2, 61800 Brno a řádně je zde předat pověřenému pracovníkovi. Vrácení výpůjčky se vyznačí do obou stejnopisů Protokolu o předání a převzetí archiválií s údajem, zda archiválie byly vráceny v úplnosti a bez závad. V případě zjištění závady provede o ní pracovník archivu záznam na obou stejnopisech protokolu o předání a převzetí archiválií. Vrácení archiválií se vyznačí v příslušném záznamu Knihy výpůjček archiválií.
5. Vypůjčitel se zavazuje, že vypůjčené archiválie budou použity pouze pro sjednaný účel a nebudou bez písemného souhlasu ředitele Archivu města Brna postupovány či zpřístupňovány dalším právnickým ani fyzickým osobám, fotografovány, reprodukovány, publikovány, nebo jinak využívány. 

10. Vypůjčitel se podpisem smlouvy o výpůjčce archiválií zavazuje nahradit veškerou skutečnou škodu, která na archiváliích v době od jejich převzetí do jejich vrácení půjčiteli vznikla.

11.       Pokud bude zjištěno porušení podmínek, stanovených tímto řádem a Smlouvou o výpůjčce, může Archiv města Brna s okamžitou platností ukončit výpůjčku a trvat na neprodleném vrácení archiválií. Archiv města Brna je oprávněn předmětné archiválie vypůjčiteli odejmout na místě.

III.. Podmínky pro vystavování archiválií

1. Originály archiválií je možno vystavovat pouze v prostorách k tomu zvlášť uzpůsobených. Po dobu otevření expozice vypůjčitel zajistí nepřetržité střežení pořadatelskou nebo bezpečnostní službou a mimo otevírací dobu expozici zabezpečí proti vniknutí a proti vzniku požáru. Pokud není možno zajistit bezpečnost vystavovaných dokumentů, nebo se jedná o dlouhodobé či stálé expozice, neposkytují se originální exempláře, ale budou nahrazeny faksimiliemi nebo kvalitními reprodukcemi zhotovenými na náklad vystavovatele. Stejně se postupuje v případě vzácnějších a citlivějších dokumentů nebo materiálů, které s ohledem na míru poškození v originálech vystavovat nelze.
2. Archiv města Brna je oprávněn požadovat, aby jeho zaměstnanci byli přítomni při instalaci vypůjčených archiválií a též při likvidaci výstavy.
3. Neurčí-li restaurátorská a konzervátorská dílna Archivu města Brna jinak, prostředí ve výstavních prostorách a jejich technické vybavení musí zaručovat stálou teplotu 18^o C (max. odchylky v rozmezí 16 - 20^o C), stálou vlhkost 55 % (max. odchylky v rozmezí 50–60 %) a minimální prašnost při pohybu návštěvníků.
4. Vitríny a panely musí být rozmístěny tak, aby na vystavené exponáty nedopadalo přímé světlo ani denní, ani umělé. Osvětlovací tělesa nelze instalovat přímo do vitrín nebo na panely. Neurčí-li restaurátorská a konzervátorská dílna Archivu města Brna jinak, je intenzita osvětlení 50 luxů, UV a IR záření musí být ve všech případech zcela odfiltrováno.
5. Všechny vystavené archiválie je nutno chránit speciálním sklem či fóliemi, rozkládajícími ultrafialové záření.
6. Originály lze vystavovat pouze v uzamčených prachotěsných vitrínách zasklených bezpečnostním sklem. Je nutno zajistit stálou ostrahu vitrín. 
7. Veškeré materiály použité pro konstrukci výstavních vitrín nebo adjustaci materiálů nesmí uvolňovat škodlivé látky (např. formaldehyd, kyselinu octovou).
8. Originály archiválií je možno vystavovat za výše uvedených podmínek po dobu nejdéle šesti týdnů, neurčí-li Smlouva jinak. Dokumenty, jejichž součástí jsou ručně malovaná nebo kolorovaná barevná vyobrazení, je možno vystavovat po dobu nejdéle čtyř týdnů.
9. Původně přeložené listiny a listy nelze při vystavování násilně vyrovnávat, ani zatěžovat skly nebo předměty, které by je mohly poškodit.
10. Při instalaci archiválií nelze použít k jejich upevnění lepidel, ani jiných prostředků, které by způsobily trvalý zásah do struktury materiálu archiválie (tj. propichovat špendlíky apod.).
11. Vypůjčitel se po dobu expozice zavazuje nést plnou právní odpovědnost za vypůjčené archiválie a uhradí veškerou skutečnou škodu, která by na nich případně vznikla. 
12. Archiv města Brna si vyhrazuje právo provést prověření vhodnosti a bezpečnosti výstavních prostor i mobiliáře ve smyslu § 61 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., ještě před vypůjčením archiválií a před udělením souhlasu k jejich vystavení. Vyhrazuje si rovněž právo kontrolovat v průběhu výstavy dodržení podmínek stanovených tímto řádem a v případě jejich porušení ukončit s okamžitou účinností výpůjčku s následným postupem dle článku 10 a 11 části II. tohoto řádu.

IV. Reprodukování archiválií

1. Umělecké faksimile archiválií, listin a rukopisů, včetně maket historických knižních vazeb a kopií pečetí může Archiv města Brna vyhotovit v případě, že je vyloučena prezentace původní cenné památky a je přitom žádoucí vytvořit iluzi originálu. Faksimile se vyhotovují, pokud to dovolí technické možnosti archivu a pouze pro instituce, resp. subjekty uvedené v čl. II., bod 1 na náklad žadatele. Na vyhotovení faksimile není nárok.

1. Pro badatelské, studijní nebo soukromé účely poskytuje Archiv města Brna fotografické a digitální reprodukce případně skeny v souladu a za podmínek dle Badatelského řádu.

1. Reprodukování (fotografování, snímání filmovou, televizní nebo video kamerou, digitalizace) originálů archiválií mimo Archiv města Brna povoluje ředitel archivu pouze výjimečně za předchozího souhlasu vlastníka majetkových práv autorských, a v případech krajní nezbytnosti, jestliže provedení reprodukce přímo v archivu nedovolují technické, kapacitní nebo prostorové podmínky.

1. Reprodukování je nutno provést způsobem nepoškozujícím originál archiválie a v co nejkratším čase. Technický postup reprodukce vypůjčitel předem projedná s pověřenými odbornými pracovníky archivu. Požadavky a doporučení těchto pracovníků jsou pro vypůjčitele závazné. Reprodukování je možno uskutečnit jen za podmínek, které stanoví restaurátorská a konzervátorská dílna Archivu města Brna a může být prováděno výhradně technickými prostředky a v prostorách, které těmto podmínkám vyhovují. Archiv města Brna je oprávněn si před udělením souhlasu s reprodukcí ověřit na místě, zda příslušná kritéria jsou splněna.

1. Reprodukování archiválií je možné pouze za trvalé přítomnosti a dohledu pověřeného pracovníka archivu.

 V Brně dne 1. ledna 2019   

• PhDr. Libor Blažek

  • +420 542 173 602